DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son todos los
comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil,
de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de
la ley. Estos son de vital importancia
para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una
compañía o empresas.
Su misión es importante ya que en
ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de
alguna acción comercial y por ende son el
elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
Finalmente estos documentos
permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que cumplen los
documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:
·
En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen
en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
·
Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la
realización de los actos de comercio
·
Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
·
Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la
comprobación de los asientos de contabilidad.
Son una constancia de las
operaciones realizadas.
Clasificación:
·
Externos
·
Internos De uso interno
De uso externo
Los comprobantes externos son
aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la
empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados,
etc.
Los comprobantes internos son
los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o
circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
Por otra parte, no solamente se
registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras,
hipotecas) y privados (contratos dearrendamiento, depósito) y cualquier
comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes).
Obligados a emitir documentos
comerciales:
Quienes comercializan cosas
muebles.
Conservación:
Los documentos comerciales
deben ser conservados por diez años contados desde
la fecha de emisión del documento.
Comprobantes que
intervienen en:
CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN
Orden de compra o Nota de pedido
Nota de venta
DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA
Remito
Factura
Ticket
CIRCULACIÓN DE VALORES
Contado: Cheque
Crédito: Recibo
Nota de débito
Nota de crédito
Resumen de cuenta
Pagaré
Es un documento mediante el cual
una persona o empresa formula un pedido
de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la
operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos
ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió
(comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.
Se llama nota de venta al documento comercial en el
que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando,
cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago
y demás condiciones de la operación.
Aceptado el pedido por parte del
vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el
compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el
comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas
partes a realizar la operación en los términos establecidos.
Se utiliza este comprobante para
ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que
recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a
pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.
El remito se extiende por
triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el
duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha
recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para
que proceda ala emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la
sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.
Es la relación escrita que el
vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido,
indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la
venta.
Con este documento se hace el
cargo al cliente y se contabiliza su deuda a
favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y
con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe
extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el
duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al
comprador.
La factura es el documento
principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida
la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal
Clases de Factura:
Factura B
Requisitos:
Respecto del vendedor:
Nombre y apellido, o razón social.
Domicilio legal.
Clave única de identificación
tributaria (C.U.I.T.).
Fecha de emisión
Numeración preimpresa, consecutiva
y progresiva.
Código de identificación del
documento (A, B o C).
Fecha de inicio de las actividades
en el local habilitado para las ventas.
Respecto del comprador:
Nombre y apellido, o razón social.
Domicilio.
Clave única de identificación
tributaria.
Número de inscripción en los
ingresos brutos.
Respecto de la mercadería vendida:
Cantidad y descripción.
Precio unitario.
Importe total.
Condiciones de venta.
Número de remito.
Nombre y apellido, o razón social.
Clave única de identificación
tributaria.
Fecha en la que se realizó la
impresión.
Primero y último números de los
documentos impresos.
Llámase así a la comunicación que envía un comerciante a
su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este
documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término,
etc.
Varios son los casos en que se
utiliza este documento, siendo algunos los siguientes:
En los bancos: cuando se carga al cliente de
una comisión o sellado que se aplicó a un cheque depositado y girado sobre
una plaza del interior.
En los comercios: cuando se pagó
el flete por envío de una mercadería; cuando se debitan intereses, sellados y
comisiones sobre documentos, etc.
Es el documento en el cual el comerciante
envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una
determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea:
roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso de facturación.
Llámase cheque a una orden de pago
pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene
fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para
girar en descubierto.
Como queda dicho el cheque es una
orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe
ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades
particulares establecidas para cada tipo de cheque.
Modos de extender un cheque.
a)
al portador
b)
a favor de una persona determinada, con la cláusula "a la orden o sin
ella".
c)
a favor de una persona determinada, con la cláusula "no a la orden u otra equivalente".
El recibo es una constancia de
pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe
y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la
deuda.
Llamase pagaré al documento por el
cual una persona se compromete a para a otra, o a quien ésta indique, una suma
de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado.
Comprador: le permite cotejar el
saldo pendiente de pago que figura en el resumen de Cuenta con el que surge de
sus propios registros.
Vendedor: es una forma de
recordarle al cliente el saldo pendiente.
LIBROS
México. 1990.
·
QUILLET. Diccionario Enciclopedico.
Editorial Cumbre, S.A.
México. 1985.
ENCICOPEDIAS
MULTIMEDIA
·
COMPTON’S. New Century Encyclopedia and Reference
Collection II.
1994.
·
DIDACTA 2. Enciclopedia Multimedia
Emblem Interactive Inc.
1997.
INTERNET
